AI verslag maken: van aantekeningen naar een net verslag

Een verslag maken met AI werkt het best als je het model ziet als een snelle redacteur, niet als iemand die bij je vergadering, stage of gesprek aanwezig was. Jij levert de ruwe aantekeningen, het model maakt er een logische opbouw, lopende zinnen en een consistente toon van. Het omgekeerde gaat mis. Vraag je een chatbot om "een verslag van het teamoverleg" zonder dat je aantekeningen meegeeft, of met aantekeningen die gaten hebben, dan vult het model die gaten vrolijk op met zinnen die plausibel klinken maar nergens op gebaseerd zijn. In een verslag, waar mensen later op terugvallen, is dat het grootste risico.

Hieronder staat hoe je dat voorkomt: welke opbouw bij welk type verslag past, welke prompts je kunt overnemen, welke AI het beste Nederlands schrijft, en wat je doet met namen en met de regels van je school.

Wat kan AI wel en niet bij het maken van een verslag?

Een taalmodel doet drie dingen goed bij verslagen. Het ordent: tien losse bullets over vijf onderwerpen worden vijf alinea's onder vijf kopjes. Het herschrijft: telegramstijl wordt lopende tekst in de toon die je vraagt, formeel voor een directie of juist luchtig voor een teamnieuwsbrief. En het vat samen: een pagina aantekeningen wordt een samenvatting van vijf zinnen bovenaan.

Wat het niet kan, is weten wat er is gebeurd. Het model kent je vergadering niet, weet niet wie welk besluit nam en heeft geen idee wat je stagebegeleider tegen je zei. Alles wat niet in je aantekeningen staat, moet het verzinnen, en dat doet het zonder waarschuwing.

Daarom is de volgorde belangrijk. Eerst schrijf jij de feiten op, hoe rommelig ook. Dan laat je het model de vorm maken. En tot slot controleer jij of de inhoud nog klopt. Wie die laatste stap overslaat, levert een verslag in dat mooi leest maar niet te vertrouwen is.

Welke opbouw werkt voor notulen, een stageverslag of een gespreksverslag?

Het helpt enorm als je de opbouw zelf meegeeft in je prompt. Een model kiest anders zijn eigen indeling, en die past zelden bij wat je school of organisatie verwacht.

Notulen van een vergadering

Notulen hebben een vaste structuur: datum, aanwezigen (als rollen), agendapunten in volgorde, per punt de kern van de bespreking, genomen besluiten en een actielijst met wie wat vóór wanneer doet. Vooral die actielijst is waar AI tijd bespaart: het model haalt de acties uit je aantekeningen en zet ze in een overzichtelijke tabel.

Stageverslag of logboek

Een stageverslag bouw je meestal op rond je leerdoelen: wat je wilde leren, wat je hebt gedaan, wat er goed ging, wat lastig was en wat je volgende keer anders doet. Heb je een logboek bijgehouden, dan kan een model de weekaantekeningen per leerdoel groeperen. De reflectie zelf moet van jou komen, want die wordt beoordeeld.

Gespreksverslag

Bij een gespreksverslag, bijvoorbeeld van een klantgesprek of een intake, gaat het om aanleiding, de belangrijkste punten per gesprekspartner, afspraken en vervolgstappen. Hier is neutraliteit belangrijk: vraag het model om weer te geven wat er gezegd is, zonder te interpreteren.

Welke prompts gebruik je om een verslag te schrijven met AI?

Een goede prompt voor een verslag heeft vier onderdelen: wat voor verslag het is, voor wie, welke opbouw, en de instructie om niets toe te voegen. Deze drie voorbeelden kun je direct overnemen.

Voor notulen:

Hieronder staan mijn aantekeningen van een teamoverleg. Maak er notulen van met deze kopjes: aanwezigen, agendapunten, besluiten, actiepunten. Zet de actiepunten in een tabel met de kolommen actie, wie en deadline. Gebruik alleen informatie uit mijn aantekeningen. Als iets onduidelijk is, zet je er [controleren] achter in plaats van het in te vullen.

Voor een stageverslag:

Dit zijn mijn logboekaantekeningen van tien weken stage. Groepeer ze per leerdoel: (1) plannen en organiseren, (2) communiceren met klanten, (3) zelfstandig werken. Schrijf per leerdoel een alinea in de ik-vorm over wat ik heb gedaan. Schrijf geen reflectie, die doe ik zelf. Verzin geen voorbeelden die niet in de aantekeningen staan.

Voor een gespreksverslag:

Maak van deze aantekeningen een kort gespreksverslag voor een collega die er niet bij was. Opbouw: aanleiding, belangrijkste punten, afspraken, vervolgstappen. Schrijf zakelijk en neutraal, gebruik je en jij niet, en geef weer wat er gezegd is zonder eigen interpretatie.

Wil je meer weten over het sturen van toon en het voorkomen van anglicismen, dan staat dat uitgebreid in AI teksten maken.

Welke AI schrijft het beste Nederlandse verslag?

Voor een verslag telt vooral hoe natuurlijk het Nederlands is en hoeveel tekst je tegelijk kunt aanleveren. Dit zijn de gegevens uit onze eigen taaltest, met de prijs van het standaardabonnement.

De nieuwere GPT-6 Sol en GPT-6 Luna zitten in ChatGPT alleen in ChatGPT Work en Codex; de gewone chat draait nog op GPT-5.6.

Claude levert in onze test het meest natuurlijke Nederlands: correcte uitdrukkingen, geen anglicismen en een toon die je goed kunt sturen. ChatGPT is grammaticaal in orde maar klinkt soms Amerikaans en vertaalt af en toe te letterlijk. Gemini is correct maar vlak, wat voor zakelijke notulen overigens prima is. Le Chat verwerkt in de EU, wat een argument kan zijn als je aantekeningen gevoeliger zijn. De volledige test staat in welke AI het beste Nederlands spreekt.

Hoe voorkom je verzonnen feiten in je verslag?

Verzonnen feiten sluipen op drie plekken een verslag in. Het model vult gaten in je aantekeningen op met iets wat logisch klinkt. Het maakt vage aantekeningen concreter dan ze waren, zodat "misschien volgende maand" verandert in "besloten is om volgende maand". En het voegt afsluitende zinnen toe die niemand heeft uitgesproken, zoals "de sfeer was constructief".

De remedie is steeds dezelfde: verbied het expliciet in je prompt, laat onduidelijke punten markeren in plaats van invullen, en lees het resultaat naast je aantekeningen. Let vooral op besluiten, getallen, datums en namen van rollen. Een verkeerd actiepunt in notulen kan weken later nog tot discussie leiden.

Wat doe je met namen en privacygevoelige informatie?

Aantekeningen van een vergadering, stage of gesprek staan vaak vol namen, en soms met informatie die niet van jou is: de gezondheid van een cliënt, het functioneren van een collega, de gegevens van een klant. Die horen niet zomaar in een chatbot.

De eenvoudigste oplossing is vervangen voordat je plakt. Maak van "Sanne" "collega A", van "meneer De Vries" "de cliënt" en laat dossiernummers en adressen weg. Het model heeft die gegevens niet nodig om een goede structuur te maken. Zet de namen er daarna in je eigen document weer in.

Maak je notulen voor je werk, dan gelden de regels van je werkgever. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft meldingen van datalekken ontvangen van medewerkers die persoonsgegevens in een AI-chatbot plakten, waaronder een medewerker van een huisartsenpraktijk die medische gegevens van patiënten invoerde. Gebeurt dat tegen de regels van de organisatie in, dan is het een datalek. Wat per dienst geldt voor training en verwerking, lees je in AI en privacy in Nederland. Eén harde regel alvast: DeepSeek draait in China zonder adequaatheidsbesluit en is ongeschikt voor persoonsgegevens.

Mag je AI gebruiken voor een schoolverslag of stageverslag?

Dat hangt af van je school, en die regels worden steeds duidelijker. Kennisnet publiceerde "Schoolafspraken generatieve AI" met zeven principes en voorbeeldafspraken voor het primair en voortgezet onderwijs. Drie daarvan raken je verslag direct:

• Vermeld altijd dat je AI hebt gebruikt. Zet in je verantwoording waarvoor: ordenen, herschrijven, taalcontrole.
• De school zegt vooraf wanneer AI mag. Bij de ene opdracht mag het, bij de andere niet. Weet je het niet, vraag het dan vóór je begint.
• Leerlingen in het basisonderwijs, onder de 13, gebruiken generatieve AI alleen onder begeleiding van een volwassene.

Zit je in het mbo, hbo of op de universiteit, dan heeft je opleiding eigen regels, maar de lijn is vergelijkbaar: transparantie over je AI-gebruik en de eigen inbreng blijft van jou. Voor een stageverslag betekent dat meestal dat AI mag helpen met structuur en taal, maar dat de reflectie en de conclusies jouw werk moeten zijn. Hoe scholen dit verder regelen, staat in AI in het onderwijs, en welke AI-diensten voor studenten gratis of goedkoop zijn in AI voor studenten.

Wil je hetzelfde verslag door verschillende modellen laten herschrijven en kijken welke versie het beste leest, dan kan dat bij ons in één tekstabonnement met onder andere Claude Opus 5.5, GPT-6.1 Sol, Gemini 3.8 Flash en DeepSeek V4 Flash, voor €12,95 per maand. Werk je vooral met één model, dan is het gratis abonnement van die aanbieder vaak al genoeg.

Conclusie